無紙化會議係統是依托於移動互聯的電子化會議互動係統、當代通信技術、聲頻技術性、視頻產品、軟件開發，根據文檔的電子器件互換完成會議的電子化。 其特點是:文件傳送數字化，文檔表明數字化，文件編輯智能化係統，文檔I/O可控性化。關鍵作用主要是完成會議每日簽到、文檔派發、上傳文件、數據同步演試、記名投票等作用。較為時興應用安卓手機係統服務平台運作的電子化會議互動係統軟件。平板的電子化會議係統軟件應用應用領域較為寬闊。情景運用主要是高檔、有投資效果的機關事業單位，關鍵應用挪動終端在局域網絡內創建的會議互動情景運用，完成文檔派發、會議每日簽到、記名投票、通話服務項目作用。會議傳送規定信息保密時，文檔必須數據加密，變換變成自定的數據加密文件格式訪問，避免文檔泄漏。

電子化會議定義及老模式遭遇難題：

辦會高效率低：為舉行一次會議，會務服務人員迫不得已開展很多早期提前準備和相互配合。如：融洽會議室應用、製做參會人員桌牌、搜集和提前準備會議材料、包裝印刷會議材料、製做選舉票、統計分析選舉票、統計分析到會狀況、搜集全過程文本文檔、避免比較敏感會議材料遺失等。以上工作中一個人很困難，必須多的人資金投入很多的活力，但很有可能因為粗心大意，導致會議的機構不完滿。

參會人員累：因為選用紙版的會議材料，參會人員必須大批量的活力才可以精準定位到自身關注的章節目錄或內容，有時候還很有可能發生忽略；因為欠缺豐富多彩的多媒體係統和文圖表達形式，會議全過程枯燥乏味，特別是在針對較比較複雜的話題參會人員無法快速了解和掌握其核心內容；多的人報告時，為了更好地應用投影機，經常換坐位，造成主會場局勢錯亂。

溝通能力差：會議時參會人員產生變化，將沒法帶來對應的紙版桌牌；假如會議材料在開會數分鍾或會議和實生物搜集提前準備結束，將不太可能開展很多包裝印刷，危害會議品質。

表達形式單一：會議內容以紙版材料為主導，欠缺必需的多媒體係統或音頻視頻表達形式，促使會議全過程枯燥乏味，危害會議的預期目標。宣傳策劃、文化教育或學習類型的會議，如能相互配合一定的紀實片、基本原理演試動漫等，將具有事倍功半的實際效果。

機器設備實際操作繁雜：一些會議室引進了一些硬件配置機器設備，以提高會議質量，如：投影機、音箱係統、錄放機。但是各係統的插口和聯線繁雜，辦會人員無法全部把握，或是發生難題後解決不了。

資源消耗比較嚴重：傳統式會議必須大批量的打印紙張花銷，而絕大多數的紙版會議材料，會議後就沒有一切用途，導致了很大的自然資源消耗。現階段，在我國甚至全世界，各種各樣資源愈來愈貧乏，節約能源、保護生態環境，早已成為了當今的急切每日任務。

安全性信息保密安全隱患：會議內容牽涉到國家機密或商業機密時，對會議材料的操控十分關鍵。傳統式會議選用紙版會議材料，非常容易產生遺失狀況，無法確保會議材料的安全性。

傳統定義上的智能化會議室，包含投影儀、視頻/電話會議終端、交互式白板等諸多機器設備，根據多媒體係統將每個互不相關的係統軟件相互連接，但其可操作性仍然看起來不足友善。在傳統式會議室裏，大家人群溝通交流的要求沒有被有效地達到。並且伴隨著全球一體化過程的加重，大家針對在會議房內的溝通交流、合作及其提高高效率的規定越來越十分急切。國家新政策全力推動電子化會議過程，聯合國組織完成電子化會議，我國全國兩會全力報導電子化會議的應用性，高效率、環保節能、環境保護的整體大環境規定，電子化會議係統軟件刻不容緩。

1、支持常見電腦操作係統安裝，一鍵進行每個程序模塊安裝；

2、支持多會議預設作用；一次可以設定多局會議，包含參會人員、會議信息內容、會議文檔等。一鍵轉換結局會議，一瞬間升級；

3、支持圖象頁麵調整參會人員與參會企業，支持批量導入與會議人員，支持頁麵實際操作，支持智能化排位賽作用，包含：大家、環境、LOGO、字體樣式、色調等；

4、支持遠程連接操縱會議步驟（給予登錄名與登陸密碼），可以達到無人化；

5、支持會中集控作用；隨便轉換音頻視頻源與終端數據信號並即時表明到會議終端或到顯示屏，可以統一操縱數據信號的互動，如1號終端界麵到別的表明終端，或到顯示屏、支持外界數據信號如筆記本，電腦台式機數據信號到所有會議終端或到顯示屏；

6、支持集中化每日簽到，而且界麵到大屏幕顯示每日簽到即時狀況與數據信息，支持集中化決議，決議結果界麵即時投射到顯示屏；

7、支持對終端的集中化自動開關機操縱，並查驗聯接情況等檢驗.；

8、支持會議溝通交流作用；支持係統軟件通告群發消息，支持對單獨或好幾個終端開展獨立通告。

電子化會議能產生有哪些益處？

每開一次會，收一堆原材料，看一遍就擱下……這也是許多人的召開會議曆經。傳統式會議紙原材料的印刷、派發耗費了籌劃人員的很多活力，還導致自然資源的消耗，自然環境的毀壞，不符現如今環境保護低碳環保的時尚潮流，更非常容易泄露。過去開了會，原材料用完就扔了，現如今在電子文件上做完手記後可以拷貝到到電腦上裏，以預留時隨時隨地讀取。如今這樣的狀況正伴隨著電子化會議係統軟件的應用推廣而慢慢消退。

“電子化會議係統軟件是事先將會議材料上傳入網絡服務器，別的終端機器設備可根據互聯網與網絡服務器相接，會議逐漸後，網絡服務器文檔依據參會者管理權限全自動派發。”該係統軟件支持智能化姓名表明、按參會人員開展智能化排位賽，文件分類查詢、章節目錄精準定位、注釋藝術塗鴉、會議每日簽到、會議網絡投票、會議服務項目、會議溝通交流、互動式交互式白板等。

召開會議時，每一個參會組員眼前會出現一台可觸摸智能化會議一體終端，過去的紙質材料難尋蹤跡。參會者要查詢相關資料，隻需進到係統軟件，輕一點有關標誌就可查看注釋，並可以把本界麵一鍵觸摸廣播節目到別的會議終端一起探討，與此同時支持別的會議終端撤出同台後，收看別的會議文檔，根據觸摸功能鍵從新返回廣播節目同台頁麵，省時省力。支持挪動U盤與別的視頻文件格式VCR等一鍵同台到別的會議終端或顯示屏，進行會議係統軟件的智能化實際操作，數據共享！