傳統會議形式越來越不能滿足現代會議的需要，會議數量眾多，會議內容複雜，決策效率低下，已成為傳統會議的通病。

無紙化會議係統是將各種智能通信技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術等綜合到會前會後各個環節，通過文件的電子交換實現會給用戶提供極為方便高效的會議平台，同時也帶來全新的會議體驗。無紙會議係統不僅僅是實現會議無紙化這麽簡單，它還能滿足傳統意義上的多功能會議室的各種信號自由交互、互連互連等功能。

　　無紙會議係統的優點：

　　傳統會議的種種不足，令會議工作者和與會者頭痛不已。

　　一、會議的準備費時費力，不利於環境保護。會刊印刷等造成了大量資源浪費、環境汙染。

　　二、靈活性差，臨時會議或緊急會議時，或出現人員變動，往往準備不足，手忙腳亂，甚至手寫名牌之類的情況時有發生。

　　三、會議各種展示品繁瑣麻煩，筆記本、投影儀、白板、紙、筆、激光筆…每次會議都要大件小件整理半天，才能長線短線。

　　四、會議保密性差，傳統的會議保密資料在打印後很難及時銷毀，會議保密性也很難保證。

　　五、無紙會議係統可以設置會議保密模式，會議保密資料不可複製，會議人員指紋簽到保證會議保密。

　　六、傳統會議資料共享效果差，即傳統會議室的投影機、筆記本等已不能滿足日益多樣化的會議資料形式，資料共享程度低，不能保證與會者準確地接收信息。

　　七、現代化的無紙會議設備可控製多個媒體，如麥杆、大屏幕、終端多媒體屏幕等，通過後台服務器和矩陣可將會議資料及時、快速地共享給每位與會人員，與會者也可自行查閱資料瀏覽。

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